Debiteurenbeheer

Structureel Grip op Uw Debiteuren

Veel ondernemers weten niet dat ze wettelijk gezien direct rente mogen rekenen zodra een zakelijke factuur niet op tijd betaald wordt - zelfs zonder aanmaning. De wettelijke handelsrente bedraagt de ECB-herfinancieringsrente plus 8 procentpunt. In de praktijk komt dat neer op zo'n 12% op jaarbasis. Toch doet bijna niemand het. Uit angst om de klantrelatie te beschadigen, of simpelweg omdat ze niet weten dat het mag.

Bij Index Advies nemen we het debiteurenbeheer uit uw handen. Niet door meteen met incassodreigingen te komen, maar door een professioneel systeem op te zetten dat begint bij heldere afspraken en eindigt bij betaling. En ja - soms is een stevige brief nodig. Maar in onze ervaring betaalt 80% van de debiteuren na een correcte tweede herinnering.

Betalingstermijnen: De Basis op Orde

Het begint bij de factuur. Staat er een duidelijke betalingstermijn op? Is die realistisch voor uw branche? Heeft u algemene voorwaarden gedeponeerd waarin uw betalingscondities zijn vastgelegd? Zonder die basis staat u juridisch zwak als het tot een conflict komt.

Het Aanmaningsproces: Stap voor Stap

Een goed aanmaningsproces is consequent, professioneel en gedocumenteerd. Niet boos, niet dreigend, maar zakelijk. Hieronder het traject dat wij voor onze klanten hanteren:

Wettelijke Handelsrente en Incassokosten

Veel ondernemers weten niet dat de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) aanzienlijk hoger is dan de gewone wettelijke rente. Het verschil is fors: de handelsrente ligt rond de 12% op jaarbasis, terwijl de gewone wettelijke rente rond de 7% schommelt. De handelsrente geldt automatisch bij B2B-transacties. U hoeft het niet eens in uw algemene voorwaarden te zetten - het is dwingend recht.

Daarnaast mag u buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. De staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK) werkt als volgt:

Factoring en Credit Management

Soms is het probleem niet dat klanten niet willen betalen, maar dat ze lang over betalen. In sectoren als de bouw of groothandel zijn betalingstermijnen van 45 tot 60 dagen standaard. Dat is lang als u zelf binnen 14 dagen uw leveranciers moet betalen. Factoring kan dan uitkomst bieden.

Bij factoring verkoopt u uw openstaande facturen aan een factoringmaatschappij. U ontvangt direct 80 tot 90% van het factuurbedrag. De maatschappij int de factuur bij uw klant en keert het restant uit, minus kosten van doorgaans 1 tot 5%. Het is geen goedkope oplossing, maar voor bedrijven met een forse debiteurenadministratie en een strakke cashflow kan het het verschil maken tussen groeien en stilstaan.

Wij adviseren ook over preventief credit management. Dat begint bij een eenvoudige vraag die verrassend weinig ondernemers stellen: hoe kredietwaardig is deze klant eigenlijk? Een KVK-check, een Creditsafe-rapport of zelfs een simpele Google-zoekopdracht kan u behoeden voor een vordering die u nooit meer terugziet. Bij grote opdrachten raden wij aan om vooraf een aanbetaling van 30 tot 50% te vragen. Dat is niet onbeleefd - dat is verstandig.

BTW Terugvragen bij Oninbare Vorderingen

Een detail dat veel ondernemers over het hoofd zien: als een factuur definitief oninbaar is, kunt u de eerder afgedragen BTW terugvragen bij de Belastingdienst. Dat gaat via een apart verzoek, niet via de reguliere BTW-aangifte. Wij zorgen dat dit correct wordt ingediend, inclusief de bewijsstukken die de Belastingdienst verlangt: het aanmaningsdossier, correspondentie met de debiteur, en eventueel een verklaring van het incassobureau.

Bij een oninbare factuur van €10.000 exclusief BTW praat u over €2.100 aan BTW die u terug kunt krijgen. Dat is geld dat op tafel blijft liggen als u het niet aanvraagt.